CRM jurídico: cómo gestionar clientes y expedientes en tu despacho : Lexiel

CRM jurídico: cómo gestionar clientes y expedientes

La mayoría de despachos en España siguen con Excel, agendas de papel o CRM genéricos diseñados para ventas. La relación abogado-cliente es fundamentalmente diferente.

1. CRM genérico vs. CRM jurídico

Aspecto	CRM genérico	CRM jurídico
Unidad de trabajo	Oportunidad / Deal	Expediente / Caso
Pipeline	Lead → Cierre → Upsell	Consulta → Hoja de encargo → Caso → Archivo
Relaciones	1 cliente → múltiples oportunidades	1 cliente → múltiples expedientes con contrapartes, testigos, peritos
Documentos	Propuestas comerciales	Demandas, escritos, poderes, pruebas
Plazos	Seguimiento flexible	Plazos legales con caducidad
Facturación	Factura simple	Honorarios + suplidos + IRPF + provisiones
Confidencialidad	Media	Máxima (RGPD + secreto profesional)

2. Los 4 pilares

Pilar 1: Pipeline de intake: Lead (consulta, origen, conflicto de intereses) → Prospecto (viabilidad, presupuesto, hoja de encargo) → Cliente (encargo firmado, provisión, expediente) → Inactivo (archivo, conservación legal).

Pilar 2: Gestión de expedientes: referencia interna, clientes, contrapartes, procedimiento, tribunal, letrado, estado, cuantía. Vinculados: documentos, plazos, comunicaciones, time tracking, facturas, historial.

Pilar 3: Gestión documental: almacenamiento estructurado, versionado, plantillas con placeholders, control de acceso, firma digital, full-text search.

Pilar 4: Facturación integrada: honorarios por hora/actuación/éxito, suplidos (sin IVA/IRPF), provisiones de fondos, retención IRPF 15%/7%, IVA 21%, notas de abono, VeriFactu.

3. Los 7 errores más comunes

Excel como CRM: funciona para 10 clientes, con 100 es ingobernable
No verificar conflictos de intereses: sin sistema, se hace de memoria
Plazos descentralizados: si alguien enferma, los plazos se pierden
No registrar tiempo: imposible facturar con precisión
Documentos dispersos: email + Dropbox + papel
Sin pipeline de intake: leads perdidos por falta de seguimiento
Facturar con Word/Excel: errores de cálculo, incompatible con VeriFactu

4. Qué buscar

Imprescindible: pipeline personalizable, conflictos de intereses, expediente digital completo, alertas de plazos multi-canal, time tracking, gestión documental, facturación con honorarios/suplidos/IVA/IRPF, informes de rentabilidad, control de acceso, RGPD.

Deseable: portal de cliente, LexNET, firma electrónica, app móvil, jurisprudencia, IA, dictado por voz, análisis de contratos, multi-idioma.

5. Mercado en España

Software	Precio	Fortaleza	Debilidad
Lexiel	Desde 69 €/mes	IA + jurisprudencia + VeriFactu	Producto joven
Kleos	Desde 85 €/usuario/mes	Marca consolidada	Sin IA, interfaz antigua
Easylex	Desde 30 €/usuario/mes	Económico	Limitado
SIGA	Desde 70 €/usuario/mes	Base documental	Complejo
Clio	Desde 39 $/usuario/mes	Líder anglosajón	No adaptado a España

6. Migración de Excel al CRM

Semana 1: exportar y limpiar datos. Semana 2: importar, configurar pipeline, facturación, roles. Semana 3: formación + uso paralelo. Semana 4: abandonar Excel, protocolos de uso.

7. ROI

Métrica	Sin CRM	Con CRM	Ahorro
Buscar documentos	30 min/día	5 min/día	9h/mes
Leads perdidos	20-30%	<5%	+15-25% conversión
Plazos olvidados	1-2/año	0	Riesgo eliminado
Tiempo facturando	4h/mes	1h/mes	3h/mes
Horas no facturadas	15-25%	<5%	+10-20% ingresos

A 150 €/hora y 12h/mes ahorradas = 1.800 €/mes vs. coste CRM 69-99 €/mes. ROI 18:1.

Cómo Lexiel combina CRM e IA

CRM completo con kanban drag-and-drop, IA que conoce tu expediente al redactar, jurisprudencia semántica en +7.300 fuentes verificadas, time tracking vinculado al expediente, facturación VeriFactu (SHA-256, QR), plazos con alertas (festivos autonómicos, email, WhatsApp), portal de cliente, y generación de escritos con citas verificadas.

La ventaja: un CRM genérico gestiona datos; Lexiel gestiona datos y genera trabajo legal de calidad.

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